Návrh smlouvy o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR: objednávky z webových konfigurátorů, další zpracovatelé, zabezpečení a výmaz.
Verze 1.0 (návrh) ze dne 7. 11. 2026
Tato smlouva o zpracování osobních údajů (dále jen „Smlouva o zpracování“) je součástí smlouvy o poskytování služeb gull system, kterou tvoří Všeobecné obchodní podmínky (dále jen „Podmínky“) a Licenční smlouva s koncovým uživatelem (EULA). Uzavírá se spolu s nimi, když zákazník objedná službu, a platí, dokud poskytovatel zpracovává osobní údaje pro zákazníka. Naplňuje čl. 28 obecného nařízení o ochraně osobních údajů (EU) 2016/679 (dále jen „GDPR“). Podepsané vyhotovení pošle poskytovatel zákazníkovi na požádání.
1.1 Správcem je zákazník, tedy podnikatel nebo právnická osoba, která užívá gull system podle Podmínek. Správce určuje, jaké osobní údaje do gull system vloží nebo jaké údaje budou sbírat jeho konfigurátory a formuláře, a k čemu je použije.
1.2 Zpracovatelem je poskytovatel, Daniel Racek, IČO 30167825, se sídlem uvedeným v Podmínkách, e-mail [email protected].
1.3 Tato Smlouva o zpracování se týká osobních údajů, které poskytovatel zpracovává pro správce při poskytování služeb gull system (dále jen „Osobní údaje“). Netýká se údajů, které poskytovatel zpracovává jako samostatný správce, například údajů o zákaznickém účtu, licenci a fakturaci. Pro ty platí Zásady ochrany osobních údajů.
2.1 Poskytovatel zpracovává Osobní údaje jen za účelem poskytování služeb gull system správci: ukládání a synchronizace dat správce mezi jeho počítači, publikace webových konfigurátorů, příjem objednávek a poptávek z nich a jejich předání do aplikace správce, příjem objednávek z formulářů a tabulek, zálohování, podpora a řešení chyb.
2.2 Kategorie subjektů údajů, kategorie Osobních údajů a povahu zpracování popisuje Příloha 1.
2.3 Zpracování trvá po dobu smlouvy o poskytování služeb a dále po dobu potřebnou k výmazu podle článku 11.
3.1 Poskytovatel zpracovává Osobní údaje jen na základě doložených pokynů správce, i pokud jde o předávání do třetích zemí, ledaže mu zpracování ukládá právo Unie nebo členského státu. V takovém případě správce předem informuje, pokud to právo nezakazuje.
3.2 Pokyny správce jsou tato Smlouva o zpracování a Podmínky, nastavení, která správce provede v aplikaci gull system (například obsah formulářů, publikování a zrušení publikace konfigurátoru, smazání objednávky), a pokyny, které správce pošle e-mailem z adresy uvedené v zákaznickém účtu.
3.3 Pokud je podle názoru poskytovatele pokyn v rozporu s GDPR nebo jiným předpisem o ochraně osobních údajů, poskytovatel na to správce bez zbytečného odkladu upozorní a do vyjasnění pokyn nemusí provést.
Poskytovatel zachovává o Osobních údajích mlčenlivost. Zajistí, aby každá osoba, která má k Osobním údajům přístup, byla zavázána mlčenlivostí smluvně nebo ze zákona. Mlčenlivost trvá i po skončení smlouvy.
5.1 Poskytovatel přijal technická a organizační opatření podle čl. 32 GDPR, popsaná v Příloze 2. Opatření pravidelně přezkoumává a může je měnit, pokud tím úroveň zabezpečení nesníží. Podrobnější popis opatření poskytne správci na požádání, pokud tím neohrozí bezpečnost služby.
5.2 Správce odpovídá za zabezpečení na své straně, zejména počítačů, na kterých běží aplikace gull system, přístupových údajů k účtu a za to, komu v účtu dá přístup.
6.1 Správce dává poskytovateli obecné povolení zapojit další zpracovatele. Aktuální seznam dalších zpracovatelů s jejich názvem, zemí, činností a zárukou pro předání mimo Evropský hospodářský prostor pošle poskytovatel správci na požádání na [email protected]. Kategorie dalších zpracovatelů uvádí Příloha 3.
6.2 Zamýšlené přidání nebo nahrazení dalšího zpracovatele oznámí poskytovatel správci e-mailem na adresu vlastníka zákaznického účtu nejméně 30 dní předem. Oznámení uvede název, sídlo, činnost a místo zpracování.
6.3 Správce může proti změně vznést námitku z důvodů ochrany osobních údajů do 14 dní od oznámení. Strany se pak pokusí najít řešení. Pokud ho do dne účinnosti změny nenajdou, může správce ukončit dotčenou službu ke dni účinnosti změny a poskytovatel mu vrátí poměrnou část předplatného za nevyčerpané období.
6.4 Pokud je nutné dalšího zpracovatele nahradit okamžitě kvůli bezpečnosti nebo nepřetržitosti služby, může to poskytovatel udělat bez lhůty podle odstavce 6.2. Správci to oznámí bez zbytečného odkladu a správce má právo podle odstavce 6.3.
6.5 Poskytovatel uloží každému dalšímu zpracovateli smlouvou povinnosti ochrany osobních údajů ve stejném rozsahu, v jakém je stanoví tato Smlouva o zpracování, zejména dostatečné záruky zabezpečení. Za plnění povinností dalšího zpracovatele odpovídá poskytovatel správci, jako by je plnil sám.
Osobní údaje předává poskytovatel mimo Evropský hospodářský prostor jen dalšímu zpracovateli a jen pokud je zajištěna ochrana podle kapitoly V GDPR, tedy rozhodnutím Evropské komise o odpovídající ochraně nebo standardními smluvními doložkami. Záruku pro každého dalšího zpracovatele uvádí seznam podle odstavce 6.1.
8.1 Žádost subjektu údajů, která se týká Osobních údajů, předá poskytovatel správci do 5 pracovních dnů a sám na ni věcně neodpoví, ledaže ho o to správce požádá. Správce většinu žádostí vyřídí sám v aplikaci gull system, kde může objednávky zobrazit, opravit a smazat. Co v aplikaci udělat nejde, provede poskytovatel na pokyn správce.
8.2 Poskytovatel poskytne správci informace, které má k dispozici a které správce potřebuje ke splnění povinností podle čl. 32 až 36 GDPR, zejména k zabezpečení, ohlášení porušení zabezpečení, posouzení vlivu a předchozí konzultaci.
8.3 Pomoc podle tohoto článku v běžném rozsahu je zahrnuta v ceně služeb. Pomoc nad běžný rozsah, kterou si správce vyžádá, může poskytovatel účtovat podle ceníku prací na zakázku, pokud ji předem ohlásí.
9.1 Poskytovatel oznámí správci porušení zabezpečení Osobních údajů bez zbytečného odkladu, nejpozději do 48 hodin od okamžiku, kdy se o něm dozvěděl, e-mailem na adresu vlastníka zákaznického účtu.
9.2 Oznámení obsahuje, pokud jsou tyto informace k dispozici: povahu porušení, kategorie a přibližný počet dotčených subjektů údajů a záznamů, pravděpodobné důsledky, přijatá a navržená opatření a kontaktní osobu. Informace, které nejsou k dispozici hned, doplní poskytovatel postupně bez zbytečného odkladu.
9.3 Ohlášení dozorovému úřadu a oznámení subjektům údajů podle čl. 33 a 34 GDPR provádí správce. Poskytovatel mu s nimi pomůže podle článku 8.
10.1 Správce odpovídá za to, že Osobní údaje zpracovává zákonně, zejména že má pro jejich zpracování právní základ a že subjekty údajů informuje podle čl. 13 a 14 GDPR. U publikovaného webového konfigurátoru to znamená, že na stránce konfigurátoru nebo na svém webu uvede, kdo údaje z objednávky zpracovává, a odkáže na své zásady ochrany osobních údajů.
10.2 Správce sbírá jen údaje, které potřebuje. Do gull system nevkládá a formuláři nesbírá zvláštní kategorie osobních údajů podle čl. 9 GDPR ani údaje o rozsudcích a trestných činech.
11.1 Objednávku, kterou správce v aplikaci smaže, poskytovatel odstraní ze svého serveru nejpozději do 30 dní. Je-li to objednávka s nejvyšším číslem ve firmě správce, zůstane z ní, dokud nevznikne novější objednávka, jen záznam bez osobních údajů (číslo, název stránky, stav a data), aby se její číslo nepřidělilo znovu. Data, která správce smaže v koši aplikace nebo jejichž sdílení ukončí, odstraní poskytovatel ze serveru i se souvisejícími soubory nejpozději 30 dní poté. Soubory, které na serveru zůstaly po datech smazaných před 7. 11. 2026, odstraní při výmazu podle odstavce 11.2. Když správce zruší publikaci webového konfigurátoru, stránka přestane být dostupná a nepřijímá objednávky. Její verze a soubory, včetně 3D dat, která nepoužívá žádná jiná stránka ani jiná data, poskytovatel smaže 30 dní po zrušení publikace. Pokud správce stránku v této lhůtě publikuje znovu, obnoví se na stejné adrese.
11.2 Po skončení smlouvy zůstanou Osobní údaje na serveru poskytovatele ještě 30 dní, aby si je správce mohl stáhnout. Pokud o to správce v této lhůtě požádá, předá mu poskytovatel do 14 dní od žádosti kopii Osobních údajů ze serveru ve strojově čitelném formátu. Potom je do 30 dní smaže, ledaže právo Unie nebo členského státu vyžaduje jejich uložení. Nejméně 14 dní před smazáním na to poskytovatel upozorní e-mailem vlastníky zákaznického účtu.
11.3 Ze záloh zmizí smazané Osobní údaje nejpozději 30 dní po smazání, kdy zálohy samy vyprší. Do té doby se zálohy nepoužívají k ničemu jinému než k obnově po havárii.
11.4 Data uložená na počítačích správce, včetně objednávek stažených do aplikace gull system, poskytovatel nemaže. Za ně odpovídá správce.
11.5 Na žádost poskytovatel výmaz písemně potvrdí.
12.1 Poskytovatel dá správci k dispozici informace potřebné k doložení plnění povinností podle čl. 28 GDPR. Na písemný dotaz odpoví do 30 dní, zpravidla vyplněním bezpečnostního dotazníku správce nebo předáním existující dokumentace.
12.2 Pokud informace podle odstavce 12.1 prokazatelně nestačí, umožní poskytovatel audit nebo kontrolu, kterou provede správce nebo jím pověřený auditor. Audit je třeba oznámit nejméně 30 dní předem, proběhne nejvýše jednou za 12 měsíců v pracovní době a tak, aby nenarušil provoz služby a nezpřístupnil údaje jiných zákazníků. Auditor musí být zavázán mlčenlivostí a nesmí být konkurentem poskytovatele.
12.3 Náklady auditu nese správce. Pokud audit odhalí podstatné porušení této Smlouvy o zpracování, nese náklady poskytovatel a porušení bez zbytečného odkladu napraví.
12.4 Omezení podle odstavců 12.2 a 12.3 se nepoužijí, pokud audit nařídí dozorový úřad nebo pokud došlo k porušení zabezpečení Osobních údajů.
Poskytovatel nepoužívá Osobní údaje pro vlastní účely, neprodává je, nepředává je pro marketing a nepoužívá je k trénování modelů umělé inteligence. Pro provoz služby a její kapacitu sleduje jen souhrnné technické údaje bez osobních údajů, například počet objednávek nebo objem uložených dat.
14.1 Odpovědnost stran za škodu z této Smlouvy o zpracování se řídí Podmínkami a EULA včetně omezení odpovědnosti, které v nich je.
14.2 Tím není dotčena odpovědnost vůči subjektům údajů podle čl. 82 GDPR ani odpovědnost za škodu způsobenou úmyslně nebo z hrubé nedbalosti.
15.1 V otázkách ochrany Osobních údajů má tato Smlouva o zpracování přednost před Podmínkami a EULA.
15.2 Poskytovatel může tuto Smlouvu o zpracování změnit postupem pro změnu Podmínek. Změnu, kterou vyžaduje právní předpis nebo rozhodnutí dozorového úřadu, může provést i s kratší lhůtou, kterou předpis nebo rozhodnutí připouští.
15.3 Smlouva o zpracování se řídí právem České republiky. Je vyhotovena v češtině a v angličtině. Rozhodující je česká verze.
Zvláštní kategorie osobních údajů se nezpracovávají (článek 10.2).
Přijetí, uložení, synchronizace mezi počítači správce, předání do aplikace správce, zobrazení, záloha, oprava a výmaz.
Servery a úložiště dat v Evropské unii. Další zpracovatelé podle Přílohy 3, někteří také v USA.
Seznam s názvy, zeměmi a zárukami pošle poskytovatel správci na požádání (odstavec 6.1). Změny oznamuje podle odstavce 6.2.
Právní dokumenty ke gull system na jednom místě.
Kdo službu provozuje, jak nakládáme s osobními údaji, smluvní dokumenty a kde si nastavíte souhlas s měřením návštěvnosti. U každého dokumentu je uvedeno, kdy se jeho obsah naposledy změnil. Pro novináře a partnery jsou tu i loga ke stažení.
Živnostenský rejstřík, Živnostenský úřad Děčín
Kdo gull system provozuje: jméno, IČO, sídlo, zápis v rejstříku a kontakt.
Jaké osobní údaje zpracováváme, proč, na jakém základě a jak dlouho, komu je předáváme a jaká máte práva. Včetně cookies a nastavení měření.
Fyzická osoba podnikající podle živnostenského zákona
Odkud pocházejí fotografie použité na webu a komu za ně patří uznání.
Fotografie, které gull system nevytvořil sám, uvádíme tady i s autorem, jak to vyžaduje jejich licence.
Stříbrná vlna v horní části stránek webu a v náhledu odkazu při sdílení, a pozadí profilu gull system na LinkedInu.
Jak se služby gull system objednávají, platí a ukončují a co se stane s daty po skončení. Návrh, zatím neplatný.
Podmínky užívání aplikace gull system. Návrh, zatím neplatný.
Tento dokument se připravuje. Jde o návrh, který zatím není konečný ani platný. Platná verze bude zveřejněna zde.
Loga gull system ke stažení, barvy, krátký popis firmy a kontakt pro novináře a partnery.
Loga, barvy a krátký popis gull system pro články, prezentace a stránky partnerů. Soubory můžete použít, když o gull system píšete nebo ho nabízíte.
Logo nepřebarvujte, nedeformujte a nepřekreslujte. Na světlé pozadí patří tmavé logo, na tmavé světlé.
Název se píše vždy malými písmeny: gull system.
Krátký popis k převzetí, česky i anglicky.
gull system je česká softwarová firma, která strojírenským firmám v měsíčním předplatném nabízí dva produkty. S Web konfigurátory si zákazníci prohlédnou produkty ve 3D přímo na webu výrobce, vyzkouší varianty a pošlou hotovou specifikaci, kterou nikdo nepřepisuje. S CAD konfigurátory konstruktéři přestanou překreslovat stejné díly: pravidla nastaví vzorci jako v Excelu, bez programování, a výkresy, DXF, STEP i kusovník ke každé zakázce pak vzniknou automaticky z CAD modelů, které firma už má.
gull system is a Czech software company offering engineering firms two products on a monthly subscription. With Web configurators, customers see a manufacturer’s products in 3D on its own website, try the variants and send a finished specification nobody has to retype. With CAD configurators, engineers stop redrawing the same parts: they set the rules as Excel-style formulas, with no programming, and the drawings, DXF, STEP and bill of materials for every order are then produced automatically from the CAD models the company already has.
Jak gull system zpracovává osobní údaje pro zákazníky, zejména objednávky jejich zákazníků z webových konfigurátorů. Další zpracovatelé a zabezpečení. Návrh, zatím neplatný.